Eigene Software wirkt teuer, SaaS wirkt günstig. Über drei bis fünf Jahre sieht die Rechnung oft anders aus. Welche Faktoren wirklich über die Wirtschaftlichkeit entscheiden.
“Wir nehmen erstmal ein Standard-Tool” ist die Default-Antwort in fast jedem Digital-Projekt. In neun von zehn Fällen ist sie richtig. Beim zehnten Fall produziert sie über drei Jahre einen Schaden, der ein Vielfaches einer Eigenentwicklung gekostet hätte — meistens unbemerkt, weil die Kosten in Lizenzen, Workarounds und verlorener Arbeitszeit verteilt sind.
Wann SaaS die richtige Wahl ist
SaaS ist überlegen, wenn drei Bedingungen zusammenkommen:
- Der Prozess ist branchenüblich — Buchhaltung, Helpdesk, CRM, E-Mail-Marketing.
- Die Marktstandard-Funktionen reichen aus oder lassen sich mit den Konfigurationsmöglichkeiten des Anbieters abbilden.
- Die Skalierung der Lizenzkosten bleibt im Verhältnis zum Nutzen verträglich.
Wer hier in Eigenbau geht, baut Software, die es zigfach besser gibt — und betreibt sie schlechter als jeder Anbieter, der das Tool als Kerngeschäft betreibt.
Wann SaaS teurer wird, als es aussieht
Die Lizenzkosten sind selten das Problem. Teuer wird SaaS dann, wenn einer oder mehrere dieser Punkte zutreffen:
- Pro-Seat-Pricing skaliert mit dem Team, aber nicht mit dem Mehrwert. Was bei zehn Nutzern 200 € im Monat kostet, sind bei zweihundert 4.000 € — bei oft gleichbleibender Nutzungstiefe.
- Workarounds für fehlende Funktionen verschlingen Arbeitszeit. Wenn drei Mitarbeitende täglich Daten in Excel zwischen zwei Systemen kopieren, entstehen reale Kosten, die in keiner Lizenzrechnung auftauchen.
- Daten-Export ist eingeschränkt oder nur in proprietären Formaten möglich. Der Wechsel zu einem anderen Anbieter wird zur Migration mit Beraterhonorar.
- Anpassungen an Branchenspezifika brauchen jedes Mal externe Dienstleister, weil das Customizing-Modell des Anbieters dünn ist.
Wann sich Eigenentwicklung wirklich lohnt
Eigene Software rechnet sich in genau diesen Konstellationen:
- Der Prozess ist Kern-Domain Ihres Geschäftsmodells. Wenn die Software ist, was Sie verkaufen — oder einen entscheidenden Anteil daran hat — gehört die Kontrolle nicht in fremde Hand.
- Standard-Tools bilden den Prozess nur zu 60–70 % ab, der Rest läuft über Excel, manuelle Übertragungen oder eine dauerhafte Reibung.
- Die Datenflüsse erfordern tiefe Integration mit eigenen Systemen, mit Branchen-APIs oder mit physischer Infrastruktur.
- Skalierungs-Schwelle erreicht — die Summe aus Lizenzen, Workarounds und Folgekosten amortisiert eine Entwicklung in 18 bis 30 Monaten.
In all diesen Fällen kauft man mit der Eigenentwicklung nicht nur ein Tool, sondern ein Vermögensgut: einen Software-Asset, der zur Wettbewerbsbasis wird statt zur Kostenstelle.
Die Rechnung, die viele nicht aufmachen
Ein nüchterner Vergleich enthält mindestens diese Posten:
- Lizenzkosten über 5 Jahre, mit realistischer User-Skalierung.
- Versteckte Personalkosten für Workarounds, Doppelpflege, manuelle Datenübertragungen.
- Integrations- und Customizing-Aufwand, einmalig und laufend.
- Migrations- und Exit-Kosten, wenn der Anbieter Preise erhöht oder das Produkt einstellt.
- Strategischer Wert der Datenhoheit und Anpassungsfähigkeit.
Auf der Eigenbau-Seite stehen: Entwicklung, Betrieb, Wartung, Weiterentwicklung. Das ist viel, aber im Gegensatz zum SaaS-Modell wachsen diese Kosten nicht linear mit der Nutzung.
Unser Fazit
Die Wahl zwischen Custom und SaaS ist keine Glaubensfrage, sondern eine Kalkulation. Wer SaaS reflexhaft kauft, weil die Monatsrate niedrig wirkt, übersieht oft die größere Hälfte der Rechnung. Wer reflexhaft Eigenbau ablehnt, weil “wir doch keine Softwarefirma sind”, verschenkt Kontrolle über Prozesse, die seinen Wettbewerbsvorteil ausmachen.
